امور اداري معاونت شهرسازي و معماري
 

شرح وظایف:
 

1. نظارت بر حضور و غیاب کلیه کارمندان
2. انجام کلیه امور پرسنلی کارکنان ضمن هماهنگی با مسئولین مافوق و انعکاس موارد مربوطه به مدیریت امور اداری و رفاه
3. پیگیری لازم به منظور ارسال گزارش کارکرد نیروهای شهرو کار
4. انجام کلیه امور مربوط به طرح تکریم ارباب رجوع
5. انجام و پیگیری کلیه امور مربوط به موارد رفاهی و تفریحی پرسنل
6. نظارت بر عملکرد پرسنل دبیرخانه و بایگانی حوزه
7. رعایت صرفه و صلاح در استفاده بهینه از کلیه وسایل و امکانات در اختیار
8. انجام امور مربوط به ترابری و سرویس دهی پرسنل جهت ایاب و ذهاب ایشان
9. نظارت بر عملکرد نیروهای خدماتی مستقر در محوطه داخلی ساختمان به منظور انجام نظافت بهینه آنها
10. ثبت مرخصی های استحقاقی کلیه کارکنان
11. انجام سایر امور مشابه و دستوراتی که از طرف مافوق در مورد وظایف ارجاع میگردد

گردش كار امور اداري:
قسمتهاي زير مجموعه امور اداري : مسئول محترم امور اداري نظارت بر قسمتهائي مختلف بشرح ذيل را برعهده دارند :
1- دبيرخانه : دستور ثبت نامه توسط مدير محترم امور اداري
ثبت نامه توسط دبيرخانه كه شامل وارده ، صادره و جوابيه و ارجاع نامه ها مي باشد به اين ترتيب كه نامه ها پس از ورود ثبت با دفتر – تحويل قسمتهاي مربوطه مي گردد و سپس از انجام مراحل مراحل اداري و تكميل جهت ارسال جوابيه به دبيرخانه بازگشت داده مي شود و پس از صادر شدن ارسال مي گردد .
نامه هايي كه از دبيرخانه صادر شده پس از جوابيه خوردن در سيستم توسط دفتر تحويل اين قسمت شده و تك تك تحويل گرفته و گذاري در دفتر انديكس ثبت مي شود و به طور طبقه بندي از قبيل مناطق ، مكاتبات اداري آتش نشاني ( پوشه اي و زونكن ) و متفرقه تفكيك شده و داخل زونكن و فايلهاي –مخصوص جا داده مي شود و سابقه هايي كه از قسمتهايي مختلف مثلاً پيرو يا عطف زده را پس از اينكه انديكس رويت شد از زونكن خارج و كپي گرفته و ضميمه سابقه كرده و به امور مربوطه تحويل مي شود و ارباب رجوع كه با رسيد از مهندسان مراجعه كردند سابقه را تحويل داده و رسيد را داخل زونكن مي گذاريم . و در مورد پرسنل كه سابقه اي يا نامه ايي دارند در پرونده پرسنل كه از قبل تشكيل شده جا مي دهيم.
2- بايگاني
3- ماشين نويسي
تايپ كليه نامه ها و مكاتبات اداري از قبيل نامه هايي كه مربوط به ارباب رجوع و قسمتهاي مختلف حوزه از قبيل دفتر نظارت ، دفتر GIS و سيستمهاي مكانيزه شهرسازي ، روابط عمومي ، دفتر معاونت ، امور اداري و مشاورين داخل حوزه مي باشد و برنامه حضور و غياب و ليست اضافه كاري از اهم وظايف ماشين نويسي مي باشد.